Mae’r dulliau a fabwysiadwyd gan lawer o sefydliadau mewn ymateb i bandemig Covid-19 wedi tynnu sylw at bwysigrwydd gweithio hyblyg, cyfathrebu a chael arweinwyr empathetig sy’n rhoi pwyslais ar gynwysoldeb. Felly, aethom at un o’n cleientiaid Cyflogwyr Chwarae Teg, General Dynamics, i gael eu persbectif ar Covid-19 a sut y maent wedi ymateb i’r heriau penodol hynny.

Rachel Phillips Cyfarwyddwr AD, a Lynne Austin, Cyfarwyddwr Cyfleusterau Rhyngwladol a Gweithrediadau’r DU, General Dynamics

Sut wnaeth eich busnes ymateb i’r argyfwng?

Roeddem yn rhagweld y byddai angen i nifer fawr o’n gweithwyr weithio’n effeithiol gartref. Cyn hyn, gwnaethom gynnal diwrnod ‘prawf’ gweithio gartref er mwyn asesu sut y byddai hyn yn effeithio ar ein rhwydwaith TG – a’n galluogi i wneud yr addasiadau angenrheidiol. Wythnos cyn dechrau cyfnod cau swyddogol yr DU, roedd tua 85 y cant o’n gweithwyr yn gweithio gartref. Roedd hyn yn caniatáu i ni weithredu mesurau iechyd a diogelwch ymhob un o’n safleoedd i’w gwneud yn ddiogel i’r cydweithwyr eraill nad oeddent yn gallu cyflawni eu rolau gartref. Roeddem yn deall pa mor anodd oedd hi yn arbennig i rieni sy’n gweithio, felly yn fuan iawn fe wnaethom gyfathrebu’n glir y gallai gweithwyr weithio eu horiau dan gontract dros unrhyw gyfnod amser 24/7 a oedd yn addas iddynt. Gwnaethom newid ein trefniadau arferol o ran cymryd cymryd gwyliau blynyddol i ganiatáu i’n staff cymryd blociau o awr, yn hytrach nag isafswm o hanner diwrnod. Roeddem yn hyblyg wrth ganiatáu cyfuniad o wyliau blynyddol a / neu wyliau di-dâl ar gyfer unrhyw ddiffyg, trwy drafod â rheolwyr, ar sail amgylchiadau unigol. Fe wnaeth ein tîm AD sicrhau eu bod ar gael yn rhithiol yn yr un ffordd ag y byddent wedi’i wneud pe byddem wedi bod ar y safle, gyda sesiynau galw heibio a dal i fyny yn parhau fel arfer.

Beth weithiodd yn dda a beth wnaeth ddim?

Fe wnaeth ein TG alluogi’r holl staff i weithio gartref yn gyflym a bod yn gwbl gynhyrchiol a dangosodd ein gweithiwr ymrwymiad cryf i wneud addasiadau’n gyflym. Roeddem yn gallu sicrhau bod uwch arweinwyr yn fwy gweledol trwy fideos ar-lein a sesiynau adborth tîm rhithwir a gwnaethom hybu cyfathrebu rheolaidd ac agored trwy ein ap ar-lein, a’n helpodd ni i drosglwyddo gwybodaeth yn gyflym. Yn allanol, gwnaethom gadw cynhyrchiant a chyflenwi i gwsmeriaid ar y trywydd iawn ac mae ymgysylltu a rhyngweithio â chwsmeriaid wedi parhau. Roedd meysydd a oedd yn fwy heriol yn ymwneud â rhai cydweithwyr nad oedd â lle gwaith addas gartref ac roedd heriau hefyd o ran diwallu anghenion offer ychwanegol. Bydd angen buddsoddiad pellach mewn TG i ganiatáu cydweithredu llawn wrth weithio o bell, ac mae rhai staff wedi ei chael yn anodd ymlacio ar ddiwedd y diwrnod gwaith neu wedi teimlo’n ynysig yn gweithio gartref. Cafodd rhai cydweithwyr drafferth o ran addasu, am nifer o resymau, a gwnaethom gydnabod yr her o safbwynt llesiant yn gynnar yn ystod y cyfnod. Anogwyd ein harweinwyr i weithredu gydag empathi a hyblygrwydd i’r sefyllfaoedd hyn.

A wnaethoch chi gymryd unrhyw gamau a oedd yn canolbwyntio’n benodol ar gefnogi menywod neu ar gydraddoldeb?

Gwnaethom annog ein holl weithwyr i weithio’n hyblyg ar sail ar eu hanghenion - dros gyfnod o 24/7 er mwyn rhoi amser ar gyfer unrhyw gyfrifoldebau gofalu neu addysg yn y cartref. Gwnaethom annog dynion yn ogystal â menywod i fanteisio ar hyn, er mwyn ceisio herio’r canfyddiad mai mamau ddylai ymgymryd â’r gweithgaredd hwn. Roedd rhai o’n huwch arweinwyr gwrywaidd yn gweithredu fel modelau rôl trwy gymryd amser i ffwrdd yn ystod yr wythnos waith er mwyn addysgu plant gartref a chyflawni cyfrifoldebau gofal plant. Rydym yn parhau i gymryd dull hyblyg o reoli gwyliau blynyddol. Fe wnaethom ddarparu cyfres o weminarau yn canolbwyntio ar lesiant ac iechyd meddwl, wedi’u hwyluso gan ymarferydd yn y maes hwn. Gwnaethom hefyd gynnal arolwg COVID19 manwl gyda’n holl weithwyr i ddarganfod eu barn ar sut roeddem wedi delio â’r pandemig a pha bryderon a phroblemau oedd ganddynt. Roedd canlyniad hyn wedi ein galluogi i dargedu gweithgaredd pellach, a oedd yn cynnwys hyfforddiant rhithwir i arweinwyr ar sut i reoli timau o bell, gofalu am lesiant, ac arwain timau drwy amseroedd ansicr. Rydym hefyd wedi datblygu canllawiau i reolwyr ar gyfer cynnal cyfweliadau rhithwir a chroesawu cydweithwyr newydd o bell, sydd wedi bod yn her i reolwyr yn ystod y cyfnod hwn.

Pa wersi a ddarparwyd gan yr ymateb i’r argyfwng?

Mae wedi cadarnhau pwysigrwydd arweinyddiaeth weladwy ac empathetig, gyda ffocws ar weithwyr a’u teuluoedd wrth wraidd yr hyn a wneir gennym. Mae llawer o reolwyr wedi gorfod gwneud ymdrech ymwybodol i ymgysylltu a rhyngweithio â’u timau, gan nad ydynt bellach yn gallu rhyngweithio o ddydd i ddydd yn bersonol. Mae hefyd wedi dangos yr hyn sy’n bosibl o ran gweithio o bell a gweithio hyblyg - gan ddileu’r rhagdybiaeth ei bod yn ofynnol i gydweithwyr fod wedi’u lleoli gyda’i gilydd er mwyn bod yn gynhyrchiol. Symud i ffwrdd o system sy’n rhoi pwyslais ar bresenoldeb a mewnbynnau, i ddull sy’n canolbwyntio ar ddarparu allbynnau o safon. Mae pwysigrwydd a budd cyfathrebu rheolaidd ac amserol sy’n ymwneud â COVID-19 ac unrhyw gynlluniau sy’n ymwneud â’n cynlluniau ar gyfer y gweithle yn y dyfodol wedi dod yn amlwg iawn, gyda gweithwyr yn awyddus i gael y wybodaeth ddiweddaraf.

A beth am y dyfodol?

Rydym wedi cychwyn prosiect o’r enw ‘Reimagine the Workplace’. Rydym yn parhau i ymgysylltu â’n gweithwyr ar eu dewisiadau ar gyfer modelau gweithio yn y dyfodol trwy arolygon pwls rheolaidd. Rydym yn adolygu ein hymagwedd at y gweithle yn y dyfodol er mwyn deall sut y gallai’r busnes fabwysiadu model hybrid o weithio gartref ac yn y swyddfa. Gall hyn arwain at ôl-troed swyddfa is yn y dyfodol, gyda gostyngiadau mewn costau lesoedd a gweithredu. Mae’r penderfyniad i adolygu ein gweithle yn y dyfodol wedi’i yrru gan drefniadau gweithio o gartref llwyddiannus trwy gydol y pandemig a’r adborth a gawsom gan ein gweithwyr. Bydd unrhyw newidiadau y penderfynwn eu rhoi ar waith yn ein galluogi i ganiatáu i weithwyr weithio’n hyblyg a chadw gwell cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith. Rydym hefyd yn rhagweld y bydd hyn yn caniatáu i ni fod yn gystadleuol o ran denu a chadw staff, wrth gynnal lefelau uchel o gynhyrchiant a lleihau ein costau cyffredinol yn y dyfodol.